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智慧档案馆档案管理系统解决方案

一、方案概述

档案馆是集中管理重要档案的基地、是社会各方面利用档案信息资源的中心。档案借出归还、档案盘点、档案查找、档案柜整理等工作,一直困扰着档案馆的管理及工作人员。

智慧档案馆档案管理解决方案基于物联网、大数据、云计算等技术,通过RFID电子标签录入信息粘贴在档案袋上、利用RFID读写器、RFID手持终端、移动盘点工作台等设备相配合,可以简化档案借阅流程,提高流通效率,大幅度降低档案馆清点和查找工作量,提升档案馆的服务质量。

二、方案架构

综合考虑实际情况和各方需求后设定的方案架构,整体由下至上分别为:基础设备层、网络传输层、云端平台层、终端策略层。

三、方案建设

基础设备层:本层为系统提供感知、控制、显示等功能,包括RFID读写器、RFID手持终端、RFID标签、移动盘点工作台、档案柜、摄像头等设备,对档案的统一编码、入馆登记、借阅、归还、查找、盘点、实时监控等过程进行了规范和要求。

网络传输层:根据设备现场的实际环境和规划要求,可选择使用多种网络覆盖方式,组成互联互通的物联网络,最终通过互联网与云端服务器进行数据和控制命令的交互。

云端平台层:软件系统将实时的基础设备层收集的数据进行分析整合上传给云平台进行分析处理,将应用策略层下发的策略,发送到基础设备层进行精细化的管控,实现对基础设备层的设备进行有效的控制。

终端策略层:基于基础设备层的收集,和云平台的处理分析,管理人员可以通过云端管理平台查看实时数据,负责人结合实际情况进行处理。

四、方案应用

智慧档案馆档案管理系统解决方案通过各种检测设备,以及平台系统的分析处理,可以实现如下功能场景:

档案信息标签:可以将档案基本信息和档案归还状态等信息录入电子标签,将标签粘贴在档案袋或其他位置。

档案借阅管理:通过RFID手持终端结合档案管理系统,快速查找档案位置,并对档案的借出归还进行记录。

档案盘点管理:通过RFID手持终端快速读取电子标签中档案的相关信息,进行盘点工作,极大的提高了工作效率。

档案快速上架整理:通过移动盘点工作台,可通过对档案架上的架标和层标,以及档案标签的扫描来采集信息,帮助馆内工作人员高效完成顺架,查找,整理等工作,实现图形化、精确化、实时化的高效率管理。

档案违规带出报警:当未经过审批的档案通过门窗被RFID读写器探测到,系统立刻向管理员报警,避免重要档案泄露,同时摄像头留存录像,为事后追责提供依据。

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